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アルファオフィス 管理者機能

全般

データベース容量とディスク容量をどのくらい使用しているか確認することはできますか?
 できます。管理者機能の「サーバー利用状況表示」にて「現在の使用容量」「使用率」「最大容量」(申し込み総容量)が確認できます。
キャビネットや掲示板にそれほどファイルを登録していないのにディスク領域の使用容量が多いですがなぜですか?

ディスク領域の使用容量には利用者機能にある一括ダウンロードで作成したファイルも含まれます。
管理者IDでログインし、ご利用メニューの[アルファオフィス]>[ツール]>[一括ダウンロード]で利用状況が確認できます。

また、キャビネットにて履歴管理機能をご利用の場合、過去のファイルも履歴として残るためキャビネット領域を使用します。なお、不要な過去の履歴ファイルは利用者機能にて削除可能です。

管理者からのお知らせの内容は、最大何件まで登録できますか?また件数の追加はできますか?
30件までです。追加はできません。
利用する機能を選択することはできますか?
できます。管理者機能の「利用機能選択」から必要でない機能を削除できます。
ここでの機能選択は、全てのユーザーに対して適用されます。

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ユーザー登録

アルファオフィスを利用者に利用させるにはどうすればよいですか。
管理者機能から[基本設定]>[ユーザー管理]>[利用者選択]にて利用者を設定してください。
ユーザー管理画面にある「ユーザー情報の公開」を「公開しない」に設定した場合、どこに表示されなくなりますか?
アルファオフィス利用者機能の社員アドレス帳、伝言メール、キャビネットや掲示板の転送、登録/変更通知にてアドレス表示されなくなります。
複数のユーザーを一括で登録することはできますか?

できます。事前に登録するユーザー情報をCSVファイルで作成しておく必要があります。CSV入力フォームは管理者機能の[ユーザー一括設定]画面からダウンロードすることができます。

※契約ユーザー数を超過した場合、超過分のユーザーは登録されません。

ユーザーの一括登録後、登録したユーザーIDはすぐに利用できますか?
ユーザーの一括登録では毎時00分から登録処理を行っていますので、登録処理が完了すると利用可能となります。
CSVファイルを登録したときに管理者メールアドレス宛に送付される受付メールに処理予定時間が記載されます。ユーザー登録の結果も管理者メールアドレス宛に送付されます。
ユーザーを間違って削除した場合、復活することはできますか?
できません。削除したユーザーのスケジューラデータやToDoなどのデータも合わせて削除され、復活することはできません。
ユーザーを削除して、同じユーザー名で再度登録することはできますか?その場合、削除済みのユーザーと識別されますか?
登録できます。ただし、削除済みユーザーとは別のアカウントとしてし識別されます。
ユーザーがアルファオフィスを利用できないようにすることはできますか?
できます。管理者機能から[基本設定]>[ユーザー管理]>[利用者選択]にて利用する、利用しないを選択できます。
携帯電話機能用のログインIDを変更することはできますか?
できます。管理者機能の[基本設定]>[ユーザー管理]>[ユーザー設定]にて変更可能です。
携帯電話機能用のログインIDを変更しようとすると「携帯電話機能用ログインIDが重複しています。異なる携帯電話機能用ログインIDを入力してください」とエラーが表示され、変更することができません。
入力した携帯機能用ログインIDが既に利用されている場合は登録できません。
別の携帯機能用ログインIDで登録してください。

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パスワード

利用者がパスワードを忘れてしまった場合、どうすればいいですか?
管理者機能にてパスワードの再設定ができます。なお、現在設定されているパスワードを確認することはできません。
パスワードを変更したら、携帯からアクセスができなくなりました。
携帯電話用パスワードを専用にしていない場合、ログインパスワードを変更すると、携帯電話用パスワードも同時に変更されます。
管理者のパスワードを変更したいのですが、どこで変更すればよいですか?
管理者機能の[基本設定]>[管理者設定]>[パスワード変更]にて変更することができます。

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スケジューラ

定休日を設定することはできますか?
 曜日単位で定休日を設定することができます。
スケジュールの分類を追加することはできますか?
できます。管理者機能にて分類の追加が行えます。
利用者ごとに見せるスケジューラメンバーを設定することはできますか?

できます。管理者機能の[グループウェア]>[スケジューラ管理]>[アクセス権設定]にて、グループ毎やユーザー毎にスケジューラ機能でアクセス権を設定することで、利用者ごとにスケジュールを見せたり、見せなかったりできます。アクセス権は「登録権」「参照権」「権利なし」の3つから選択可能です。

利用者にスケジュールを見せたくない場合は「権利なし」を選択してください。

グループ内のユーザーの並び順を変更することはできますか?
初期値では登録したユーザーのフリガナ順(アイウエオ順)で表示されます。
管理者機能にて[基本設定]>[ユーザー管理]>[グループ内の並び順設定]で「指定した並び順で表示する」を選択すると、グループ内のユーザーを任意の並び順に変更できるようになります。
休日設定で、複数の日を一括で設定することができますか?
できません。一日ずつの登録となります。
「第三*曜日」や「隔週*曜日」のように定休日を設定することはできますか?
できません。毎週の曜日単位での設定のみとなります。

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掲示板

掲示板はいくつ作成することができますか?
作成できる階層は2階層までですが、作成できる数については制限はありません。
アクセス権を設定した掲示板なのに、他の人から閲覧ができてしまいました。なぜですか?

アクセス権はグループの設定より、個人の設定が最優先されます。
グループでの権利が参照権であっても個人の権利が登録権である場合は、そのユーザーは登録権となります。
アクセス権の状況は[グループウェア]>[掲示板設定]>[グループ設定]で「アクセス権一覧出力」をクリックすると一覧が確認できます。


また、掲示板にアクセス権を設定した後に、ユーザーやグループを追加した場合、その追加したユーザーやグループはデフォルトの状態では「登録権」となります。再度追加したユーザーのアクセス権の設定はその都度行う必要があります。
アクセス権の初期状態を設定していた場合は、[グループウェア]>[掲示板管理]>「アクセス権の初期状態設定」で設定できます。

掲示板に誰がアクセスしているか確認することはできますか?
できます。日単位で掲示板のアクセス履歴を閲覧、月単位で掲示板のアクセス履歴をダウンロードすることができます。
また、[グループウェア]>[掲示板管理]>[参照履歴設定]を「表示する」に設定すると、利用者画面でも各掲示板ごとに「参照したユーザー名」「参照日時」「件名」を確認することができます。
掲示板のアクセス履歴にはどのような情報が入っていますか?
 「アクセス日時」「操作」「ユーザー名」「掲示板名」「件名」「ファイル名」の情報があります。
アクセス履歴はどれくらいの期間分が確認できますか?
過去1ヶ月分の確認が行えます。それ以前についてはCSV形式でダウンロードすることができます。(当月を含んだ過去13ヶ月分がダウンロードできます。)
メールを使って掲示板にファイル登録をすることはできますか?
[メールで登録設定]にて設定したメールアドレスから送付したものを指定した掲示板に登録可能です。

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キャビネット

キャビネットはいくつ作ることができますか?
作成できる階層は5階層までで、登録できる数は5,000キャビネットまでです。
「キャビネットの登録に失敗しました。」とエラー表示され、キャビネットが登録できません。

キャビネットの登録数が上限の5000件に達している場合、新規にキャビネットの登録はできず、「キャビネットの登録に失敗しました。」のエラーが表示されます。

不要なキャビネットを削除してから、登録してください。

アクセス権を設定したキャビネットなのに、他の人から閲覧ができてしまいました。どうしてですか?

アクセス権はグループの設定より、個人の設定が最優先されます。
グループでの権利が参照権であっても個人の権利が登録権である場合は、そのユーザーは登録権となります。
アクセス権の状況は[ドキュメント管理]>[キャビネット管理]>[キャビネット設定]で「アクセス権一覧出力」をクリックすると一覧が確認できます。
 

また、キャビネットにアクセス権を設定した後に、ユーザーやグループを追加した場合、その追加したユーザーやグループはデフォルトの状態では「登録権」となります。再度追加したユーザーのアクセス権の設定はその都度行う必要があります。
アクセス権の初期状態を変更したい場合は、[ドキュメント管理]>[キャビネット管理]>[キャビネット設定]>「アクセス権の初期状態設定」で設定できます。

キャビネットのアクセス履歴を確認することはできますか?
できます。日単位でキャビネットのアクセス履歴を閲覧、月単位でキャビネットのアクセス履歴をダウンロードすることができます。
キャビネットのアクセス履歴にはどのような情報が入っていますか?
「アクセス日時」「操作」「ユーザー名」「キャビネット名」「件名」「ファイル名」の情報があります。
アクセス履歴はどのくらいの期間分が確認できますか?
 過去1ヶ月分の確認が行えます。それ以前については、CSV形式でダウンロードすることができます。(当月を含んだ過去13ヶ月分がダウンロードできます。)
利用機能画面にて、登録したファイルごとにダウンロード状況を表示させることはできますか?
できます。[ドキュメント管理]>[キャビネット管理]>[ダウンロードログ設定]にて設定ができます。
なお、設定を「表示する」にした場合、ダウンロードログ表示1件あたり、データベース領域を約500バイト使用します。
設定したアクセス権の状況を確認できますか?
できます。[ドキュメント管理]>[キャビネット管理]>[キャビネット設定]の「アクセス権一覧出力」にてCSV形式のファイルで設定されたアクセス権一覧を確認できます。
それほど大容量を利用しているつもりはないのにディスク領域の利用容量があがってしまっているのですが、どうしてですか?
利用者機能の「ツール」にある「一括ダウンロード」をご利用頂いた場合、一括ダウンロード用のファイルが別途作成されてしまうため、その分の容量を消費してしまっている可能性があります。
管理者IDでアルファオフィス利用者機能にログインし、[ツール]>[一括ダウンロード]にて利用状況が確認できます。
「通知内容を設定する」機能を利用した場合、通知メールの送信者のアドレスはどのアドレスになりますか?
通知を設定した利用者のメールアドレスから送付されます。
メールを使ってキャビネットにファイル登録をすることはできますか?
[メールで登録設定]にて設定したメールアドレスから送付したものを指定したキャビネットに登録可能です。

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アドレス帳

アドレス帳は最大何件まで登録できますか?
「社員」はオプションの申し込みをしているユーザー数分まで登録されます。
「得意先」と「プライベート」は2,000件まで登録できます。
たくさんのアドレスを一括でアドレス帳に登録する方法はありますか?
あります。「得意先」は管理者機能で、「プライベート」はユーザー自身で一括登録することができます。
一括登録するアドレス帳の入力サンプルはありますか?
あります。管理者機能の[グループウェア]>[アドレス帳管理]>[得意先アドレス帳一括設定]の画面の下の方の「●Excelデータを作成する場合」という説明の所に、「入力フォーム(adrform.csv) 」がございますのでダウンロードしてご利用ください。
クイックメールでのメール送信ができないように設定することはできますか?

できます。メール送信を許可しないように設定することで、全利用者に対しメール送信機能を利用できないようにすることができます。
■設定方法
管理者機能の[グループウェア]>[アドレス帳管理]>[メール送信許可設定]で「メール送信を許可しない」をチェックし設定ボタンをクリックする

※この設定を行った場合、「掲示板の転送」「キャビネットの転送」もできなくなります。
ご利用の際はご注意下さい。

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ワークフロー

登録した申請書を一時的に利用できないようにすることはできますか?
管理者機能の「申請書設定」画面にて一覧から申請書を選択の上「変更」ボタンをクリックすることにより【編集中】となります。 【編集中】となっている申請書は利用者画面に表示されません。
申請書のデータを出力することはできますか?
できます。管理者機能の[ワークフロー]>[データ管理]>[申請データファイル出力]>[申請書に入力した情報のデータ]から指定した申請データをCSV形式で出力できます。
また、添付データもあわせて出力したい場合は[申請書に入力した情報と添付ファイルデータ]から出力できます。
申請書に添付されているファイルの操作履歴を確認することはできますか?
できます。管理者機能の[ワークフロー]>[データ管理]>[ファイル操作履歴]の「日別履歴」を過去1ヶ月分と、「ファイル出力」にて過去1年分の履歴をCSV形式で取得できます。
申請経路に「確認者」も表示することはできますか?
管理者機能の[ワークフロー]>[表示設定]>[確認者表示設定]を「確認者を表示する」に設定すると、確認者が表示されるようになります。
申請書を必要なユーザーにのみしか利用させないようにできますか?
できます。管理者機能の[ワークフロー]>[申請書管理]>[利用者選択]にて申請書を利用できるユーザーを選択できます。
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