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HOME >> よくあるご質問 >> アルファオフィス 利用者機能

アルファオフィス 利用者機能

全般

アルファオフィスを1日中使っていますが、時々再ログインをしないと使えません。再ログインしないで使うことはできませんか?
できます。アルファオフィス利用者機能の「設定」の「全般」のページに「タイムアウトの設定」があります。こちらから「定期的にサーバーに接続する」を選択してください。
なお、「定期的にサーバーに接続する」を選択していても、ログイン後8時間を経過しますとタイムアウトいたします 。
「ToDo」とはどんな機能ですか?
誕生日や結婚記念日といったイベントを登録しておき、仕事や約束について、いつまでに何をしなければならないかをToDoとして登録しておき一覧で表示することの出来る機能です。ここで登録した内容は、他人からは見ることが出来ません。
備忘録や、ToDo(やることリスト)などにご利用下さい。
ご利用メニューの「アルファオフィス」をクリックすると「アルファオフィスを利用できません。管理者から許可されていません。」と表示され、ログインができません。
管理者機能にてアルファオフィスへのログインが制限されているとこのメッセージが表示されます。
管理者の方に設定をご確認ください。

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パスワード

パスワードの変更ができません。なぜですか?
管理者によりパスワード変更が許可されていない場合、パスワードの変更は行えません。管理者の方にご相談ください。

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スケジューラ

スケジュールはいつまでも保存されているのですか?

1年以上前のスケジュールは自動的に削除されます。

※管理者の設定により、保存期間を最長5年まで延長することができます。

登録しているスケジュールを自分以外の人には内容が見えなくする(スケジュールがあることのみ表示される)ことはできますか?
できます。登録時に「公開しない」にチェックを入れてください。
同じ時間に複数のスケジュールを入れることはできますか?
できます。但し、スケジューラの表示に予定が重なっていることを示す「X」マークが表示されます。
予定の時間になったら知らせてくれる機能はありますか?
あります。スケジュール登録時に「アラームメール(5分前)」にチェックをいれると予定時間の5分前に予定がメールで通知されます。通知メールの送信先は[設定]>[スケジューラ]>[お知らせの設定]にて確認できます。
アラームメール」通知は時間を変更すれば何度も受け取れますか?
「アラームメール」の送付は1回です。
そのため、アラームメールを受け取った後にスケジュールを変更すると、アラームメールが送付されません。アラームメールを使用したい場合は、再度新規に登録してください。
夜間のスケジュールが表示できません。
スケジュールの表示時刻のデフォルトは8:00から18:00となっています。
スケジュールの表示時間は[設定]>[スケジューラ]>[カレンダー表示内容の設定]の「タイムテーブル表示時間範囲」にて変更することができます。
他のユーザーが登録した予定の削除はできますか?
登録者本人と管理者以外は削除できません。

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掲示板

掲示板のスタイル(ツリー型、レス型、スレッド型など)を変更することはできますか?
ツリー型、レス型、スレッド型の変更はできませんが、ツリー表示、プレーン表示の変更はできます。
他のユーザーが登録したメッセージの変更はできますか?
 管理者が設定する「変更権限設定」に依存します。「許可する」になっている場合、登録権のあるユーザーは変更することができます。「許可しない」となっている場合、登録者本人と管理者以外は変更できません。
間違って掲示板を削除してしまいました。復活することはできますか?
できません。
掲示板を削除したときに表示される【削除されました】 を表示しないようにしたいのですができますか?
ツリー表示利用時には表示されてしまいます。プレーン表示利用時は表示されません。
掲示板に書き込んだデータを自動的に削除するよう設定することはできますか?
できます。掲示板の登録画面で有効期限を設定することにより、期限を過ぎたデータは自動的に削除されます。
なお、期限がすぎて自動削除されたデータは復旧できませんのでご注意ください。
掲示板に登録できる添付ファイルの最大容量はどのくらいですか?
 1ファイル当たりの容量の上限は2GBです。また、残ディスク容量より大きなファイルは添付できません。なお、お客様ご利用の回線環境によって1回で登録できる容量が限られてしまうことがありますので、ご注意ください。
掲示板に登録できる添付ファイルの種類に制限はありますか?
あります。以下拡張子のファイルは登録できません。それ以外の拡張子のファイルは登録できます。
jsp/htm/html/mht/hta/htt/htw/htx/shtml/xhtml
※但し、上記拡張子のファイルも圧縮(LZHやZIP)することで拡張子が変更されている場合は、登録できます。
掲示板を選択すると情報バーが表示されます。これは何ですか?

掲示板にて使用するActiveXのインストールに対するセキュリティメッセージです。ここでインストールするActiveXは下記作業で必要となります。


掲示板に添付されている複数ファイルを選択して一括でダウンロードする場合

ActiveXをインストールしなくても、掲示の登録や個々の添付ファイルダウンロード、参照は問題なく行えます。ActiveXをインストールする場合は、下記手順書をご参照ください。

ActiveXインストール手順書(PDF形式:337KB)

添付ファイルを複数選択してダウンロードしましたが、ダウンロードしたファイルが見当たりません。

Windows Vista・Windows 7のセキュリティ仕様上、ブラウザのセキュリティ設定にて保護モードが「有効」に設定されている場合、ActiveXを利用してダウンロードしたファイルをローカルに保存することができません。通常のダウンロード機能を利用してファイルをひとつずつダウンロードするか、セキュリティ設定の変更(※)を行ってください。
※セキュリティの設定変更を行うにはWindowsの管理者権限が必要となります。

保護モード変更手順書(PDF形式:572KB)

公開日時を指定して、事前に作成することはできますか?
できます。掲示板の予約機能をご利用ください。

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キャビネット

キャビネットに登録できるファイルの種類に制限はありますか?
あります。以下拡張子のファイルは登録できません。それ以外の拡張子のファイルは登録できます。
jsp/htm/html/mht/hta/htt/htw/htx/shtml/xhtml
※但し、上記拡張子のファイルも圧縮(LZHやZIP)することで拡張子が変更されている場合は、登録できます。
キャビネットに登録したデータを自動的に削除するよう設定することはできますか?
できます。キャビネットの登録画面で期限を設定することにより、期限を過ぎたデータは自動的に削除されます。なお、復旧はできませんのでご注意ください。
誤ってキャビネットに登録してあるデータを削除してしまいました。復旧させることはできますか?
できません。
手動削除、有効期限切れ削除いずれの場合も、削除したデータの復旧はできません。
キャビネットに登録できるファイルの最大容量はどれくらいですか?
1ファイル当たりの容量の上限は2GBです。また、残ディスク容量がない場合(or 0MBの場合)はファイル登録できません。なお、お客様ご利用の回線環境によって1回で登録できる容量が限られてしまうことがありますので、ご注意ください。
一括アップロードで登録できるファイルの最大容量はどれくらいですか?
一括アップロード機能を使用した場合はアップロード1回当たりの最大容量が2GBとなります。 また、残ディスク容量がない場合(or 0MBの場合)はファイル登録できません。
キャビネットに登録した内容を誰が参照/ダウンロードしたか確認できますか?
できます。管理者にて「ダウンロードログの表示」を「表示する」に設定することで登録したファイルごとにダウンロードログにて確認することができます。管理者の方にご相談ください。
キャビネットを選択すると情報バーが表示されます。これは何ですか?

キャビネットにて使用するActiveXのインストールに対するセキュリティメッセージです。ここでインストールするActiveXは下記作業で必要となります。


「一括アップロード」ボタンをクリックして、複数ファイルを一括でアップロードする場合
複数ファイルを選択してダウンロードする場合
ActiveXをインストールしなくても、ファイルの登録やダウンロード、参照は問題なく行えます。ActiveXをインストールする場合は、下記手順書をご参照ください。

ActiveXインストール手順書(PDF形式:337KB)

複数ファイルを選択し、「一括ダウンロード」でファイルをダウンロードしましたが、ダウンロードしたファイルが見当たりません。

Windows Vista・Windows 7のセキュリティ仕様上、ブラウザのセキュリティ設定にて保護モードが「有効」に設定されている場合、ActiveXを利用してダウンロードしたファイルをローカルに保存することができません。通常のダウンロード機能を利用してファイルをひとつずつダウンロードするか、セキュリティ設定の変更(※)を行ってください。
※セキュリティの設定変更を行うにはWindowsの管理者権限が必要となります。

保護モード変更手順書(PDF形式:572KB)

ファイルを編集する間、他人にファイルを変更されないようにできますか?
できます。「編集を開始する」をクリックすると、編集中となり、編集中の間は他人が変更することができなくなります。
キャビネットの登録画面に「通知内容を設定する」ボタンが表示されません。
管理者機能にてアドレス帳を利用しない設定がされている場合、「通知内容を設定する」ボタンが表示されません。ご利用になるには管理者機能にて設定が必要になりますので、管理者の方にご相談ください。
図面ビューワでPDF形式でファイルをを保存しようとしたら、「PDFの保存に失敗しました」とエラーメッセージが表示され、保存できないのですがなぜですか?

PDF形式のファイルを図面ビューワで保存する場合、Microsoft .NetFramework2.0以上のインストールが必要となります。以下のいずれかの方法でインストールが可能です。


Windows Updateからのインストール
Microsoftの.NetFrameworkサイトからインストーラーをダウンロードしてのインストール
.NetFrameworkについて

図面ビューワでファイルを開くと「シリアライズ処理に失敗しました」とのエラーが表示されます。
図面ビューワVer1.4で朱書きを行ったものを古いバージョンの図面ビューワで開くと、上記エラーが表示されます。
図面ビューワをVer1.5にアップデートしてください。
キャビネットに登録されているAutoCADデータが図面ビューワで開けません。
図面ビューワVer1.5で対応しているAutoCADデータはAutoCAD2009までとなっており、AutoCAD2010以降には対応しておりません。
図面ビューワVer1.5で開く場合は、AutoCADで保存をする際に、AutoCAD2007形式以下を指定してください。

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アドレス帳

社員アドレス帳に自分の情報を表示して欲しくないのですが... 。
管理者機能にて情報を表示しないよう設定ができます。管理者の方にご相談ください。
アドレス帳にてエクスポートボタンが表示されません。
管理者機能にてエクスポートボタンの表示/非表示を設定することができます。管理者の方にご相談ください。

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ワークフロー

申請の取り消しは可能ですか?
申請途中であれば可能です。
「申請業務」-「承認待ち一覧」にて該当の申請を選択し「取消」ボタンをクリックして下さい。
承認が完了済みの申請は取り消しできません。
申請データの進行状況、確認状況を申請者自身が知ることができますか?
「承認待ち一覧」から進行状況が確認できます。
「処理済み一覧」に残っている申請は削除できますか?
管理者機能から削除可能となっております。
管理者の方にご依頼ください。
申請書の差し戻しはできますか?
できます。申請者、または一つ前の承認者共に差し戻すことが可能です。
申請経路にある「スキップ」とは何ですか?
 「承認」あるいは「確認」経路を省略するために設定します。スキップにチェックをいれると、その承認者、あるいは確認者での作業はなく申請を進めることができます。
申請を却下されたものを再度利用することはできますか?
却下された申請書画面を開き、「再利用して申請する」をクリックしてご利用ください。
外出先から、携帯電話で承認作業を行うことはできますか?
できます。また、自分が申請した申請書の進捗状態を確認することも可能です。
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